فصل پنجم : تکالیف مودیان در خصوص نگهداری دفاتر و یا اسناد و مدارک
ماد ۶ – مقررات مربوط به روش های نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک :
الف – صاحبان مشاغلی که در گروه اول قرار می گیرند و کلیه اشخاص حقوقی مکلف به نگهداری دفاتر روزنامه و کل یا سایر دفاتر حسب مورد مورد دستی یا ماشینی (مکانیزه – الکترونیکی) متکی به اسناد و مدارک با رعایت موارد زیر می با شند :
۱- رویدادهای مالی باید بر اساس استانداردهای حسابداری و روزنامه به ترتیب تاریخ وقوع در دفاتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل گردد .
۲- مودیانی که دفاتر دستی نگهداری می نمایند ، مکلفند برای هر سال مالیاتی فقط از دفاتری که طی سال مالیاتی قبل نزد مراجع قانونی ذی ربط ثبت شده استفاده نمایند . در مواردی که دفاتر ثبت شده مذکور در هر سال برای ثبت عملیات مالی مودیان تا پایان سال مالیاتی کفایت ننماید ، مجاز به استفاده از دفاتر ثبت شده طی همان سال می باشند .
۳- مودیان برای استفاده از سیستم الکترونیکی (نرم افزار) جهت ثبت رویداد های مالی خود ، مکلفند از نرم افزارهای مورد قبول که دارای ویژگی ها ، معیارها و ضوابط اعلامی سازمان باشد استفاده نمایند . سازمان موظف است ویژگی ها ، معیارها و ضوابطی که نرم افزار باید دارا باشد را اعلان عمومی کند .
۳-۱- استفاده از نرم افزارهای قبلی به مدت سه سال پس از لازم الاجراء شدن اصلاحیه قانون (۰۱ /۰۱/ ۱۳۹۵) مجاز خواهد بود . استفاده از نرم افزارهای مذکور بعد از مهلت فوق الذکر منوط به مطابقت آن با ویژگی ها ، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان است .
مودیان مکلفند تا قبل از مطابقت نرم افزار مورد استفاده با ویژگی ها ، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان ، حداقل ماهی یک بار خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل کنند .
در اجرای این بند ، سازمان می تواند به منظور بررسی انجام وظایف محوله از ظرفیت علمی و تخصصی اشخاص حقوقی دولتی و غیر دولتی استفاده نماید .
۴- نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است .
۵- اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از ثبت دفاتر در مراجع قانونی ذی ربط در صورت احراز ، خللی بع اعتبار دفاتر وارد نخواهد کرد .
۶- نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیت) در دفاتر دفاتر دستی ممنوع است .
۷-دفاتر و اسناد حسابداری می باید بر اساس واحد پول رایج کشور و همچنین به زبان فارسی تحریر گردد .
۸- در مواردی که دفاتر موضوع این آیین نامه توسط مقامات قضائی یا سایر مراجع قانونی ویا به عللی خارج از اختیار مودی از دسترس مودی خارج شود ، صاحب دفاتر می باید از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف دو ماه دفاتر جدید ثبت و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید تحریر کند و تاخیر تحریر عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد .
۹- تاخیر تحریر دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدید التاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا دو ماه مجاز خواهد بود .
۱۰- اشخاصی که دارای شعبه هستند مکلفند با توجه به روش های حسابداری مورد عمل ، خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی که دارای دفاتر ثبت شده باشند ، لااقل سالی یک بار (تا قبل از بستن حسابها ) و در غیر این صورت عملیات هر ماه را تا پایان ماه بعد در دفاتر مرکز ثبت کنند .
۱۱- ثبت دفاتر ، ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ ثبت هیچگونه فعالیت مالی و پولی صورت نگرفته باشد ، مجاز است .
۱۲- ارائه دفاتر سفید و نانویس در حکم عدم ارائه دفاتر محسوب می شود .
۱۳- مودیان مکلف به نگهداری دفاتر ، باید نسبت به نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک اقدام و در صورت درخواست اداره امور مالیاتی ، ارائه نمایند . در مورد نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک به صورت ماشینی ، اطلاعات باید به همان قالبی (فرمتی) که تولید ، ارسال یا دریافت شده ، نگهداری شود .
ب – صاحبان مشاغلی که در گروه دوم قرار می گیرند مکلفند برای هر سال مالیاتی اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود از قبیل اسناد درآمدی فروش کالا یا ارائه خدمات و سایر درآمد ها و اسناد خرید کالا ، خدمات و دارایی و سایر اسناد هزینه های انجام شده را به تفکیک و به ترتیب تاریخ وقوع هر یک از رویدادهای مالی ، نگهداری و صورت درآمد و هزینه خود را به صورت ماهانه و سالانه در چهارچوب فرم های مربوط تنظیم نمایند .
نکته مهم :
فرم های مربوط به این گروه عبارتند از :
صورت درآمد و هزینه ماهیانه مودیان گروه دوم : در این فرم ریز درآمد و هزینه مودی در هر ماه درج می شود .
صورت درآمد و هزینه ماهیانه مودیان گروه دوم : اعداد مربوط به ستون جمع “صورت درآمد و هزبنه ماهیانه” به این فرم انتقال می یابد .
پ – صاحبان مشاغلی که در گروه سوم قرار می گیرند مکلفند برای هر سال مالیاتی اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود از قبیل اسناد درآمدی فروش کالا یا ارائه خدمات و سایر درآمدها و اسناد خرید کالا و خدمات و سایر اسناد هزینه های انجام شده را نگهداری و خلاصه درآمد و هرینه سالانه خود را به شرح فرم ” خلاصه درآمد و هزینه سالانه مودیان گروه سوم ” تنظیم نمایند .
ت – مودیانی که رویداد های مالی خود را به صورت ماشینی (مکانیزه – الکترونیکی) ثبت و نگهداری می نمایند (به استثنای مودیان گروه اول) نیازی به ارائه دفاتر به صورت دستی ندارند . نکهداری اسناد و مدارک حساب به صورت ماشینی یا دستی الزامی است .
تکالیف مودیان در خصوص نگهداری دفاتر و یا اسناد و مدارک
